Анатомия постановки и контроля задач. Часть 3 «Контроль задач под контролем»
(Из ленты Анализируй это!)
Больше всего внимания обычно уделяется именно контролю исполнения задач. Эта часть кажется самой важной. Вот она святая миссия каждого тимлида окидывать свою команду пристальным взором и спрашивать: «А ты выполнил свою задачу в срок?!».
Однако успех выполнения задачи на 80% закладывается при ее постановке и правильном делегировании полномочий. Кстати, порядок контроля нужно определять еще при постановке задачи, чтобы исполнитель знал, что, когда и как с него будут спрашивать.
Если вы еще не читали о том как ставить задачи и делегировать полномочия, то вот ссылки на предыдущие части:
А теперь, поговорим про контроль исполнения.
Почему контроль задачи нужно начинать еще при постановке задачи?
Именно при постановке задачи мы знаем:
- Кто исполнитель задачи,
- Какой у исполнителя опыт работы с такими задачами,
- Кому нужно передать итоговый результат,
- Когда нужно это сделать.
От этих составляющих и нужно отталкиваться при определении типа контроля.
Условно можно выделить 5 типов контроля:
- Итоговый контроль
- Тимлид контролирует выполнение задачи в конце поставленного срока.
- Подходит для исполнителя, который многократно и успешно делал такие задачи раньше. Тимлид уверен в данном исполнителе.
- Подходит для коротких, простых задач, где контролировать промежуточный результат нет смысла.
- Предварительный контроль
- Контроль выполняется за некоторое время до наступления поставленного срока выполнения задачи, когда у тимлида еще есть время исправить все самому или исполнитель успеет все исправить самостоятельно.
- Подходит для исполнителя, который раньше делал похожие задачи, но у тимлида нет 100% уверенности в результате. Например, тимлиду порекомендовали исполнителя как эксперта в решении данного вопроса, но тимлид сам с ним раньше не работал и не видел результаты его работы.
- Поэтапный контроль
- Подходит для больших задач, выполнение которых можно разбить на отдельные этапы. Важно, что переход к следующему этапу не имеет смысла без выполнения предыдущего этапа.
- Длительность этапов может быть разной, зависит от того, что нужно сделать на конкретном этапе.
- Подходит для исследовательских задач, где тимлид по результатам одного этапа может принять решение не переходить к следующему.
- Тимлид контролирует выполнение каждого этапа, и только после успешного прохождения контроля одного этапа исполнитель переходит к следующему этапу.
- Периодический контроль
- Тимлид контролирует выполнение задачи через равные промежутки времени.
- Подходит для задач, по которым в процессе выполнения могут поступать новые вводные, либо есть давление по срокам, либо для задач с высоким приоритетом.
- При помощи такого типа контроля тимлид может измерить скорость выполнения задачи конкретным исполнителем. Например, когда планируется, что исполнитель будет выполнять поток однотипных задач.
- Выборочный контроль
- Контроль выполняется выборочно, тимлид проверяет выполнение только отдельных критичных частей задачи.
- Такой тип контроля тимлид применяет тогда, когда нет времени проверить результат выполнения задачи полностью, либо тимлид еще не доверяет исполнителю. Например, тимлид перегружен, а исполнитель с небольшим опытом работы в таких задач.
- Важно, объяснить правила такого контроля, чтобы у исполнителя не сложилось ощущения, что он работал-работал и внезапно, к нему пришла проверка. Почему… может не доверяют?
Контроль исполнения задачи, как и любой инструмент, требует меры и должен использоваться без излишнего фанатизма. Не так сложно выбрать правильный тип контроля, как вовремя остановиться.
Ответственный тимлид всегда переживает за результат, который выдаст исполнитель. «Буду и дальше его контролировать, на всякий случай. Я должен знать все, что происходит в моем проекте» — говорит себе ответственный тимлид независимо от предыдущих результатов работы исполнителя.
К чему приводит избыточный контроль:
- Тимлид перегружает себя. Контроль требует времени, а у тимлида его и так немного.
- Увеличивает срок исполнения задачи. Задача завершается позже на время, в течение которого она ждёт контроля плюс само время на контроль.
- Увеличивает стоимость исполнения задачи. Время тимлида дорого не только потому, что его мало, но и в рублевом эквиваленте оно стоит дороже.
- Убивает ответственность исполнителя за результат. Исполнитель чувствует, за ним так тщательно все проверяют, что в результате можно и не тратить время на проверку своей работы. Ведь тимлид все равно проверит и перепроверит.
- Создает напряжение в отношениях с опытными исполнителями. Я делаю все правильно, замечаний нет, но контроль все не ослабевает. Мне не доверяют? Так думает исполнитель, который имеет солидный опыт работы. В его душе начинает зреть недовольство, которое может вырваться и привести к конфликтам. А может быть он просто уйдет, в поисках задач с большей свободой действий.
Перед тем как определить тип контроля подумайте и постарайтесь ответить себе честно. Почему я хочу контролировать именно так и именно этого человека.
Хорошие варианты ответа:
- Задача критическая или сложная, от нее зависит проект, а времени на исправления у нас нет.
- Результат исполнителя по таким задачам нестабильный: то хорошо, то плохо.
- Никогда не видел, как исполнитель такую задачу решает. Надо убедиться, что он молодец.
- Это исследовательская задача, по ее результатам я буду принимать важные решения.
- Хочу оценить время, которое тратится на эту задачу.
- Хочу померить производительность исполнителя.
- Надо синхронизировать действия этого исполнителя с работой других членов команды.
Допустим, все сложилось:
- Постановка задачи описана.
- Полномочия на ее исполнение установлены.
- Тип контроля выбрали.
Ура! Теперь можно попить кофе и передохнуть. Ведь сделали все правильно, как написано и можно рассчитывать, что результат будет готов к нужному сроку…
Ну шансов на успех теперь явно больше, но жизнь всегда может преподнести сюрприз. 100% гарантии никто не даст. Доверяйте своей команде 
Это итоговый скрайб по трем статьям на тему постановки и контроля исполнения задач.
The post Анатомия постановки и контроля задач. Часть 3 «Контроль задач под контролем» first appeared on Анализируй это!.