Безопасная работа с документами

Решил начать публикацию кратких статей-лайфхаков, которые постоянно использую в своей работе. Итак, лайфхак №1, который я назвал «Безопасная работа с документами».

Процесс безопасной работы с документами, о котором расскажу ниже, использую на протяжении многих лет. Внедрил его в работу после того, как несколько раз терял важные документы из-за программных ошибок. Итак, по порядку:

1. Перед началом работы с документом создаю артефакты:

• Сам файл ворд-документа с именем, составленным по шаблону: «ГГГГ-ММ-ДД ТипДокумента. НазваниеДокумента.docx», где ГГГГ-ММ-ДД — текущая дата.
• Rar-архив, дублирующий имя документа, но без указания даты. См. рисунок ниже.

2. В течение текущего рабочего дня документ имеет назначенное имя.

3. В следующий день работы над документом выполняю действия:

• Текущий файл документа копирую в созданный rar-архив, в котором копится все то, что уже есть в документе. При необходимости архив можно будет удалить.

• Корректирую название документа — ставлю текущую дату — и работаю уже с новой версией документа. Например, вчера работал с «2016-12-21 РП. АРМ Администратора ЛК.docx» — он уже в архиве, сегодня — с документом «2016-12-22 РП. АРМ Администратора ЛК.docx». Простая и надежная поддержка версионности. Если кто-то корректирует версию документа в течение рабочего дня — промежуточную версию обозначаю путем добавления в имя файла инициалов рецензента, например, «2016-12-22 РП. АРМ Администратора ЛК — АС.docx».

Просто и удобно. Минимум путаницы, если постоянно следовать процессу и, что особо важно, внедрить его во взаимодействие с Заказчиком.

Попробуйте. Надеюсь, что и Вы найдете этот процесс полезным для себя и своих коллег. Распространение материала приветствуется. Спасибо за внимание.