Метрики проектного офиса

Около года назад я писал заметку KPI проектного офиса, посвященную основным показателям, которые я снимал с производственного процесса.

Прошел год и я хотел бы поделиться тем, как изменилась ситуация у меня и какие теперь метрики я мониторю.
Я сознательно заменил термин KPI, на термин «метрика«, так как в моем понимании я использую метрики для мониторинга производства, анализа динамики и причин изменения показателей и для внесения изменений в производственный процесс, но не для задания целевых показателей, на которые должен ориентироваться коллектив в своей работе.

Метрики теперь у меня идут не сплошным списком, а сгруппированы.

Надо иметь в виду, что при работе со всеми метриками следует придерживаться здравого смысла, иметь понимание происходящего на производстве и не рубить с плеча.

Метрики по проектам:

• Плановые
• Плановая дата старта проекта
• Плановая дата окончания проекта
• Плановые трудозатраты по проекту — суммарный плановый объем трудозатрат в человеко-часах (есть также и другие плановые затраты, но у меня они бывают очень редко)
• Плановая стоимость проекта (для клиента)
  
• Плановая длительность проекта — в днях
• Фактические
• Фактические трудозатраты по проекту — суммарный фактический объем трудозатрат в человеко-часах
• Фактическая дата старта проекта
• Фактическая дата окончания проекта
• Фактическая длительность проекта — в днях
• Аналитические
• Объем трудозатрат, потраченных на выполнение гарантийных обязательств —
  — считается как объем трудозатрат, потраченных на гарантийный багофикс после закрытия проекта.
• Длительность выполнения гарантийных обязательств — в днях
• Эффективная почасовая ставка — получается при делении стоимости проекта на объем фактических трудозатрат в часах. Сравнивая эффективную почасовую ставку различных проектов можно сделать вывод о том, какой из них был более эффективным с точки зрения зарабатывания денег.

 Метрики по руководителям проектов и программам:

• Средняя ошибка в оценке объемов проектов, в процентах, в динамике.
  Анализируя динамику изменения данного показателя можно делать вывод об изменениях качества попадания в рамки с течением времени. Чем меньше становится ошибка, тем лучше.
• Средняя ошибка в оценке сроков проектов, в процентах, в динамике.
  Анализ аналогичен предыдущему пункту.
• Средняя длительность гарантийного багофикса, в процентах и в днях, в динамике.
  Анализ изменения данного показателя позволяет оценить динамику изменения качества результатов проектов.
• Средняя доля гарантийного багофикса в общем объеме трудозатрат проектов, в процентах, в динамике.
  Анализ аналогичен предыдущему пункту.
• Количество закрытых проектов.
  Информация об интенсивности работы производства.
• Количество текущих проектов.
  Аналогично предыдущему.
• Количество проектов на гарантии.
  Анализ позволяет понять насколько велик риск возможного отвлечения рабочих групп на работы, не приносящие непосредственной прибыли.
• Количество проектов, потребовавших гарантийных исправлений.
  Можно использовать как показатель качества работы команды.

Метрики по проектному офису и по портфелю проектов:

• Количество текущих проектов и клиентов
  Информация об интенсивности работы производства.
• Распределение трудозатрат по проектам и клиентам.
  Показатель степени диверсификации производства. 
  Чем более равномерное распределение имеется — тем лучше.
• Распределение трудозатрат по типам оплаты проектов.
  Я выделяю три вида оплаты проектов — Fix Price, Time-and-material и Бесплатно. Доля бесплатных проектов, как не приносящих прибыли, желательна к снижению.
  Доля Fix Price-проектов, как более рискованных по отношению к Time-and-material, тоже предпочтительна к снижению.
  Соответственно, доля Time-and-material-проектов предпочтительна к увеличению.
• Коэффициент утилизации сотрудников — отношение кол-ва часов, отработанных всеми сотрудниками на прибыльных проектах к доступному кол-ву часов.
  Анализ причин снижения данного коэффициента помогает выявить и устранить причины простоев, перераспределить сотрудников между группами, избавиться от неэффективных направлений и т.п.
• Средняя эффективная почасовая ставка — средняя сумма прибыли, приходящаяся на одного сотрудника в час. Изменение данного показателя говорит об изменении общей эффективности производства.

По сотрудникам:

• Сумма заработанных средств — рассчитывается по всем проектам, в которых сотрудник принял участие. В Time-and-material-проектах рассчитывается исходя из почасовой ставки, по которой выставляется счет за данного сотрудника в данном проекте. В Fix Price-проектах рассчитывается исходя из эффективной почасовой ставки на проекте.
• Количество отработанных часов.
• Средняя эффективная почасовая ставка — рассчитывается как отношение суммы заработанных средств к количеству отработанных часов.

  Анализ изменений и их причин для данных показателей по сотрудникам помогает избавиться от простоев, организовать эффективное распределение сотрудников по проектам и т.п.