Моя система 34: помидоры, опилки и хомячки

Шаг за шагом к достижению цели. Метод Кайдзен Роберт Маурер

Несколько лет назад была задумана заметка «Моя Система — 32». Несколько позже заметка стала называться «Моя система — 33». Мне стукнуло 34, и вместе с этим пришло понимание, прокрастинировать можно до бесконечности, и  еще — нужно зафиксировать текущее состояние системы.

Состоит статья из некоторого числа разделов, в которых проговариваются практики, инструменты и опыт. Иногда добавляются лайфхаки подслушанные, подсмотренные или придуманные. Если я считал, что кто то уже имеет более совершенный взгляд на проблему — добавлял ссылку на материал.

Причина по которой заметка написана — желание самому разобраться в своей системе и перестать прокрастинировать.

Окончание заметки произошло благодаря «опилкам времени» — простой, но эффективной практике, о которой немного позже, немного ниже.  Мотиватором для окончания заметки послужил тренинг г-на Дорофеева (в благодарность, но скорее ссылаясь на авторитет, в статье он упоминается достаточно часто)

Польза для читателей? — скорее всего, имеется.  Новичкам — начать путь, средничкам — взять на вооружение «как это может быть еще», для профи получить удовольствие от состояния «улыбнуло».

3 зоны спокойствия

Начну с чистого стола.

Согласно скучному «ГОСТ 12.2.032-78 Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования» у офисного планктона присутствует 3 рабочие зоны:

1 — зона для размещения наиболее важных и очень часто (две или более операций в мин) используемых органов управления (оптимальная зона моторного поля);

2 — зона для размещения  часто (менее 2 опер в мин, но более двух операций в час)  используемых органов управления (зона легкой досягаемости моторного поля);

3- зона для размещения редко (не более 2 операций в час) используемых органов управления (зона досягаемости моторного поля)

Офисный планктон (и в особенности работники IT) в зонах 1 и 2, как правило, имеют монитор, клавиатуру и мышь. Кроме этих обязательных вещей на столах может быть дополнительный, тщательно культивируемый до увольнения или переезда рабочий хаос. Чем дольше человек сидит за одним рабочим столом тем тщательнее он культивирует ворохи бумаг, стаканчики, записки-стикеры, ручки, сломанные карандаши, конверты, рекламные буклеты, недоеденные плитки шоколада  и прочие ставшие фоном  вещи.

Чистый стол — это чистый, незамутненный мусором взгляд — многие понимают, но редко кто вдохновлен убирать стол. Для чистого взгляда и разума ежедневно у меня отведено первые 5 минут пребывания за рабочим столом. В моем таск трекере это так и называется: «Разбор стола».

Чтобы не быть голословным — две фотографии моего рабочего стола. Первая — до того как я ввел практику и вторая — после того как практика была внедрена (~ 2 месяца спустя). Это фото не до и не после уборки — это середина рабочего дня.

С утра мне уже не нужно 5 минут, чтобы привести стол в порядок. Пять минут теперь тратятся на уборку в тумбочке, сортировку закладок в браузере, сортировку файловых папок или папок в почтовом клиенте. У меня просто есть пять минут каждый день для размутнения взгляда.

В течение дня всегда найдется 5 минут и эти 5 минут — ничто для рабочего дня.  Но — это 25 минут в неделю. Полтора часа в месяц. 20 часов в год (если не вычитать отпуска и праздники). Это сумасшедшая цифра чтобы справится с любым беспорядком на столе, в рабочих папках, письмах, закладках, записях и прочих накопителях информации. Да хоть фотографии с отпуска пять минут в день разгребать — можно разобрать годовые завалы.

Лайфхак 1: Просто поставьте таймер на пять минут и перебирайте вещи на столе. Попытайтесь выбрать хотя бы одну вещь чтобы убрать. Например лишняя канцелярия, лишние стаканчики, лишние стикеры, лишние провода. В качестве таймера можно использовать часы в смартфоне или веб-инструмент. Закончилось время — остановились. Завтра будет еще пять минут. Главное в борьбе с хаосом — быть постоянным.

Режим дня

9.00-11.00:  Утренний — подготовительный (до первых митингов: разбор почты, разбор инбоксов, разбор записей совещаний, просмотр Jira) 

11.30-14.00: Дневной — совещательно-оперативный (сплошные митинги с небольшим перерывом на быстрый обед)

14.00-19.00: Вечерний — заключительно-решательный (совещания, переписка, стратегия — все подряд, что могло накопится)

На фотографии к разделу мой ежедневник. Слева я записываю совещания и переговоры, справа стикеры с гибкими задачами. Стикеры тем хороши, что на них можно делать пометки. Ситуация по задачам часто меняется по нескольку раз в день, и, чтобы не переписывать приоритеты или дополнительные подзадачи, я просто добавляю комментарии в стикере или переклеиваю их.

Режим дня для меня важен. Не имея плана на день я не чувствую контроля за работой. Иногда чувство контроля снимает стресс сильнее чем 50 грамм коньяка на ночь. Или пол литра — потребности у каждого свои.

Для разбора почты и управления задачами использую рекомендации из техники пустого инбокса (картинка к разделу относится именно к этой практике) г-на Максима Дорофеева.

Первоисточник: http://cartmendum.livejournal.com/104645.html.

Тренировочное видео: http://www.youtube.com/watch?v=qDEOUKfa5go, которое объясняет технику более детально

В итоге духовных метаний, из массы персональных  трекеров задач был выбран инструменту\ с головой коровы — RTM. 

Лайфхак 1: Самый главный лайфхак для коровы — приобрести платную версию.  В платной есть возможность перейти на новый интерфейс, который находится в тестировании. Вас попросят не делать скриншоты и не выкладывать их в блогах. Не знаю почему. Я чуть чуть нарушу это правило, но только во благо — веб интерфейс действительно крут. Есть вложенные задачи, расширенные смарт списки, более удобное расположение списков и более удобный интерфейс вообще. 

Некоторые интересные способы реализации ТМ на основе коровы:

И еще небольшой список наиболее известных (по моему ИМХУ) GTD систем. Имеют веб интерфейс и реализованы под смартфоны.

• Wunderlist.com
• Todoist.com
• Doit.im
• Any.do

Для специальных вещей использую специальные программы. Очень часто люди начинают сваливать в одну систему все — и идеи на подумать, и списки, и мотиваторы и пр пр пр. Я стараюсь использовать для каждой специальной активности — отдельное приложение на смартфоне:

Для хронометража времени я использую веб инструмент  https://www.toggl.com. Среди полезностей — каждую неделю высылается письмо с подробным описанием куда (в какие проекты/активности) ушло время. Как пример: 

На картинке представлена одна из моих рабочих недель. Из нее следует что около 17 часов я потратил на митинги и еще 6,5 часов на разбор почты. Несколько раньше (около года назад) было примерно 20 и 10. Т.е. на лицо некоторое уменьшение, и я как раз стараюсь уменьшить время на эти активности и увеличить время на улучшение процессов.

Программа также позволяет строить недельные отчеты, например такие

Программа действительно позволяет понять куда тратиться время. Куда оно капает и утекает. И сделать выводы об эффективности. 

Программ поддерживающих помидорную технику очень много. Мне пришлась по душе веб тула Egg timer: http://e.ggtimer.com.

Стараясь сосредоточиться  над конкретной задачей я открываю ее во втором окне (на работе у каждого сотрудника два монитора). В последнее время заметил, что коллеги направляясь ко мне и замечая обратный отсчет разворачиваются и приходят попозже. Хотя опять же некоторых не останавливает и то, что на я телефонном совещании.

Опилки времени

Сам термин «Опилки времени» я услышал на тренинге того же Дорофеева, но пользоваться этой практикой начал задолго до этого. Суть подхода в том, что в течение дня всегда найдется несколько свободных промежутков времени (например, когда совещание закончилось, а следующее еще не началось). Эти запасы мы можем определить в подвиг и использовать — если у нас имеются задачи соразмерные с нужным свободным слотом времени.

МоМ это то что обсуждали, о чем договорились, список шагов для выполнения и ответственные за эти шаги. (с трудом понимаю, как МоМ удобно перевести на родной могучий — есть казенный советский термин «Протокол совещания», но этот термин режет слух еще сильнее чем англицизм MoM)

Для ведения подобных протоколов предпочитаю всем электронным средствам старую добрую тетрадь формата А4. Позже просто переношу результаты в письмо и рассылаю (поринеобходимости) участникам.

Для запланированных встреч линую тетрадь, как на картинке выше: левая часть содержит агенду (повестку совещания), посетивших митинг и обсужденные темы. Справа — задачи, которые договорились выполнить, исполнители и сроки.  

Подход одинаково подходит и для переговориов/совещаний, брейнстормов и конспектов. Слева пишется текст (мысли, темы, ветки), справа — «конспект» текста.

Иногда к задачам добавляются заметки по принципу Bullet Journal (см. ниже)

Мои совещания, как правило, не очень формальные, но люблю формальные примеры совещаний. Например: http://delo-press.ru/articles.php?n=5428

В качестве примера практик ведения конспектов и чеклистов использую принципы Bullet Journal by Ryder Carroll

• Русскоязычное короткое описание: http://lifehacker.ru/2013/09/20/bullet-journal
• Видео с примерами: http://www.youtube.com/watch?v=GfRf43JTqY4
• Сайт посвященный практике: http://www.bulletjournal.com

Наиболее полезные для меня книги про таймменеджент. Никакой приоритезации. Все — были полезны. 

Еще в списке не упомянута Яна Франк и ее книги «Муза где твои крылья» и «Муза и Чудовище» — про тайм менеджмент творческого человека. Книги не повлияли на мою систему, но были достаточно интересны — как пример человека искусства и его организации времени и работы. Будет время прочтите.

У Армена Петросяна есть очень интересный бложек «Жить Интересно»: http://petrosian.ru. Армен делится на страницах своего виртуального дневника большим количеством информации о саморазвитии и самопознании. Одной из частых тем — стодневки. Это периоды времени, когда Армен сфокусирован на достижении нескольких целей в жизни или саморазвитии. Весь опыт и мысли он скомпилировал в одной электронной книге. Книга очень полезна. 

Я часто читаю книги.

Дорога до работы у меня занимает примерно час двадцать, из которых минут 40 это время, которое я могу уделить чтению. Т.е. примерно два-три часа времени я провожу в поездке на работу и обратно. Каждый раз когда мне сочувствуют, я испытываю обратную жалость у меня более часа на свое развитие.

Читаю я книги разные. Художественные, про менеджмент, про бизнес опыт, про саморазвитие, про развитие компаний, про то, про се. Чтобы не скатиться к прочтению только «кака-книг» (легкое чтиво — прочитал и забыл), я ввел оценки-рейтинги книг и стараюсь придерживаться среднего показателя равное «7»:

7 — познавательная  книга
8 — очень полезная книга
9 — к перепрочтению

По состоянию написания заметки, на август месяц, было прочитано 39 книг с средним балом 6.7.

Заметка не была бы полной и законченной без обсуждения Мотивации и Самомотивации. С возрастом я начал ощущать, что мотивация это вообще часто спекулятивный термин оправдывающий лень и не желание поднять попу. В качестве финального аккорда добавлю видео — лучше про мотивацию, чем сказал Джордж Карлин, я не слышал.