Как я планирую митинги
Из ленты: Yuri Shilyaev. Blog.
Вас еще не бесят “аппоинтменты”, которые сыпятся в Outlook от коллег менеджеров? Я уже готов согласиться с Jason Fried о том, что главная проблема компаний это M&M — Managers & Meetings.
Недавно я писал, как достают непродуктивные мит… простите, совещания (мне тут сказали, что использовать наш ИТшный сленг это плохо) людей в командах. Достают ни не только обычных программистов и тестировщиков, я живу от совещания к совещанию. Я — менеджер. И меня еще больше вымораживают “длинные бестолковые разговоры обо всем”. Я прихожу на встречу решать какой-то вопрос, а не делиться историями из жизни!
Почему меня это напрягает? Потому что я хочу делать что-то реальное и нужное. Поэтому если жизнь офисного планктона вас вполне устраивает, на совещания вы ходите для того, чтобы скоротать еще один скучный день на нелюбимой работе — дальше не читайте. Вам будет не интересно и вы напишите мне, что вроде: “ой, Юра, опять всех жизни учит, совсем уже на продуктивности тронулся”.
Каждый день мне приходит один-два, иногда больше приглашений на встречи/совещания/митинги. Большинство из них обладают следующими свойствами:
- Длительность 1-1,5 часа (фиг знает, может быть хватило бы 15 минут);
- Короткое название в духе: CDP discussion (предельно понятно, ага);
- Отсуствие какого-то бы ни было содержания (что будем обсуждать иногда фиксируется лишь на словах или не фиксируется вообще).
Я даже думал, может быть тренинг сделать. Но это… тут идей и смысла на пол страницы текста.
Во всех митингах, которые я регистрирую, стараюсь пользоваться следующим шаблоном:
- Goal
Цель. Зачем организовано совещения: принять решение, осбудить какой-то вопрос и т.п. - Results
Что мы должны получить в результате совещания: наметить дальнейшие шаги по проекту, список задач, принятое решение. - Agenda
В какой последовательности и что обсуждаем. Так, чтобы если кто-то должен по замыслу сделать какую-то вводную, то он знал об этом.
Кроме того:
- Проверяю календари в Exchange всех участников, чтобы сразу не назначать на время, которое занято у человека. Если в компании пользуются Google Apps, то это тоже можно легко сделать.
- Проставляю от кого требуется присуствтие, а кто может попасть на нее optional.
- Указываю комнату, где будет проходить встреча.
- Если встреча предполагает участие внешних участников, то полезно указать как добраться до офиса.
В качестве примера, скриншот регулярного митинга по статусу работы программы менторинга:
Написать такой список занимает минуты 2-3.
НЕ ЛЕНИТЕСЬ ЭТО ДЕЛАТЬ!
