Форум Сообщества Аналитиков

×


Согласование большого кол-ва документов(Прочитано 13454 раз)
В последнее время приходится согласовывать и рецензировать большое кол-во документов.
Задумался как это делать более эффективно (быстрее, но без потери качества)?!
Как например большие руководители (президент) это делают? Есть какие-нить специальные техники?
Не важно какой ты сейчас - большой или маленький, важно - как ты растешь.
Б.А.С.



скорее всего большие руководители получают уже некоторый реферат на одну страницу

Есть техники быстрого чтения  - очень кстати эффективные. Остальное, пока нужно думать



Есть техники быстрого чтения  - очень кстати эффективные.

Надо различать "скорость чтения" (можно измерить в знаках, например) и "коэффициент усвоения информации" (измерить сложнее, но можно - например, как отношение правильных ответов на вопросы по тексту к общему числу таких вопросов). Для эффективной работы с информацией нужно прокачивать оба показателя.

В последнее время приходится согласовывать и рецензировать большое кол-во документов.
Задумался как это делать более эффективно (быстрее, но без потери качества)?!
Как например большие руководители (президент) это делают? Есть какие-нить специальные техники?

Если грубо классифицировать варианты согласования, то я вижу два кейса:

1) если твой сотрудник-джуниор написал ТЗ, которое тебе как лиду надо проревьювить перед отправкой на согласование Заказчику - то тут хочешь не хочешь, придется тратить время, вникать в детали и давать свои бесценные рекомендации по исправлению. И тут, наверное, может помочь только освоение навыков "быстрого чтения и понимания" + плотное и желательно очное общение с автором по всем вопросам.

2) если же ты биг босс и должен поставить визу на ТЗ, то по уму написание этого ТЗ ты должен был делегировать лиду из варианта 1, а сейчас для проставления визы тебе вовсе не надо вникать в тонкости ТЗ и ты смело поставишь свою подпись. Твоя же задача будет состоять в поиске, найме и мотивации того самого лида, лояльности, квалификации и опыту которого ты сможешь доверять.

Я так понимаю, что твоя ситуация - ближе к варианту 1. Ситуация президента - 2. :)
Я не хочу знать, почему то или иное намерение неосуществимо. Нужно мыслить в направлении: что сделать, чтобы осуществить.
Истина где-то рядом...



До подписания или утверждения документа производится его согласование.
Согласование документов:
- внутреннее (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации)
- внешнее (согласование проекта документа с другими организациями).

Одним из путей решения (сокращение времени) – внедрение системы электронного документооборота.
Преимуществом электронного согласования является сокращение времени, затрачиваемого на эту процедуру.
Должна быть служба ДОУ.  Далее в инструкции по документационному обеспечению могут быть установлены сроки согласования для отдельных, наиболее важных видов документов.
«Сделай первый шаг, и ты поймешь, что не все так страшно.»
-- L. A. Seneca --



Если грубо классифицировать варианты согласования, то я вижу два кейса:
Моя ситуация ближе к 1ой (хотя у меня не джуниур, расскажу об этом подробнее на ЛАФ 2010), но я думаю еще и на будущее )

Еще как вариант:
Делать презентацию ТЗ на словах с доской, это быстрее и можно выловить явные пробелы, особенно если согласователей много.
Не важно какой ты сейчас - большой или маленький, важно - как ты растешь.
Б.А.С.



Thyestes,

Как Ваш ответ соотносится с моим вопросом?
Не важно какой ты сейчас - большой или маленький, важно - как ты растешь.
Б.А.С.



Делать презентацию ТЗ на словах с доской, это быстрее и можно выловить явные пробелы, особенно если согласователей много.

В моем сообщении это положение покрывалось фразой:
+ плотное и желательно очное общение с автором по всем вопросам.

Но все равно, на доске получится отразить только высокоуровневые моменты. Хотя, безусловно, они помогут быстро вникнуть в суть документа и описываемой предметной области.

Но далеко не факт, что автор смог адекватно отразит рассказанные им идеи в самом документе. Поэтому все равно придется вычитывать весь документ. Если, конечно, цель ревью в данной конкретной ситуации требует вычитки. :)
Я не хочу знать, почему то или иное намерение неосуществимо. Нужно мыслить в направлении: что сделать, чтобы осуществить.
Истина где-то рядом...



Как обычно давайте определимся с терминами.
В моем понимании «согласовывать и рецензировать большое кол-во документов»  это все процессы делопроизводства. Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

Как я понимаю, начальник утверждает документы (на основе компетентной оценки от согласующих лиц).
Вся «эта деятельность» описана в специальной инструкции, которая утверждена главным БОССом. В инструкции прописаны, в том числе и сроки согласования для документов.

Внутреннее согласование.
Если кто внутри компании в процессе согласования, их (сроки) не соблюдает, то можно обратиться к  ответственному, обладающему соответствующими полномочиями внутри организации. Или хотя бы написать тому человеку, кто согласовывает, чтобы он не забывал о сроках.
Внешнее
Пишем официальные письма. Наподобие, прошу согласовать … замечания представить в установленной форме (таблица например).

Так вот, для уменьшения времени согласования внутри компании внедрена автоматизированная система.

Допустим, установлено 3 дня на согласование данного документа. Есть замечания - исправляем, нет согласовываем. Пропустил время, твои проблемы, документ «ушел».

Мне не понятно, что за документы у Вас?
Например, ТЗ. Все равно мне придется его читать. Потому что именно я пойду его согласовывать с Заказчиком.
Если, к примеру, руководство пользователя, то я его практически не рецензирую, можно сказать просматриваю.

Т.е. документы распределяются по приоритетам. И если документов 10 (что очень редко бывает) с высшим приоритетом, то я тщательно изучаю каждый, с соблюдением сроков согласования установленных в компании. При этом сколько именно я потратил время никого не волнует (хоть ночью читай :(  ).
«Сделай первый шаг, и ты поймешь, что не все так страшно.»
-- L. A. Seneca --



Thyestes,

Сорри, видимо понял в чем именно недопонимание.
Я имел в виду, что именно МНЕ приходится «согласовывать и рецензировать большое кол-во документов», и хотел понять как это эффективнее делать.
Не важно какой ты сейчас - большой или маленький, важно - как ты растешь.
Б.А.С.



Thyestes,

Сорри, видимо понял в чем именно недопонимание.
Я имел в виду, что именно МНЕ приходится «согласовывать и рецензировать большое кол-во документов», и хотел понять как это эффективнее делать.
Саша, а что значит большое количество документов?

И опять же почему именно ты? Вот ситуация. Ежедневно наш вуз генерирует сотню другую документов.
Эти документы выносятся на подпись ректору, однако документ проходит согласование у главбуха, юриста и начальника ФЭУ.
В принцпе каждый из согласующих обязан подписать, реальная нагрузка на них идет.

Ректор подписывает номинально

Ясно в твоем случае так не пройдет, но делегирование полномочий все равно остается. Думаю и тут следует разделить согласование некоторых частей у группы людей, а ты только визируешь все и скажем просматриваешь какую-то свою часть



В последнее время приходится согласовывать и рецензировать большое кол-во документов.
Задумался как это делать более эффективно (быстрее, но без потери качества)?!
Как например большие руководители (президент) это делают? Есть какие-нить специальные техники?
Перед тем как решать задачу, нужно понять, а есть ли проблема.
В чем цель рецензирования и согласования? Для разных целей существуют разные техники. Мы например, использовали иную, нежели предложенные в этом топике технику рецензирования.
Сергей Мартыненко
http://martyinenko-sergey1.moikrug.ru/



Проблема есть у меня - не успеваю )

Задачи следующие (если говорить о ТЗ):
* Проверить на непротиворечивость требований
* Проверить на полноту (все ли требования Бизнеса учтены)
* Проверить на понятность и однозначность формулировок
Не важно какой ты сейчас - большой или маленький, важно - как ты растешь.
Б.А.С.



Саша, в любом случае документы нужно читать и вникать в суть. Особенно если это ТЗ. А это по-любому требует времени.
"Politics is the art of looking for trouble, finding it, misdiagnosing it, and then misapplying the wrong remedies" (c)
Мой блог
http://www.yurybuluy.blogspot.com/



Проблема есть у меня - не успеваю )

Задачи следующие (если говорить о ТЗ):
* Проверить на непротиворечивость требований
* Проверить на полноту (все ли требования Бизнеса учтены)
* Проверить на понятность и однозначность формулировок
Может это не у тебя проблема? Может проблема проявится, если ты перестанешь вычитывать ТЗ? И тогда формулировка проблемы будет совсем другая. И решений у нее будет несколько.

Я могу предложить тебе очень эффективный метод проверки неполноты ТЗ. Берешь ТЗ листов на 500 и через 10 минут возвращаешь с пометкой "неполнота". Но вот конкретно в твоей организации это может несработать.
Сергей Мартыненко
http://martyinenko-sergey1.moikrug.ru/



Я могу предложить тебе очень эффективный метод проверки неполноты ТЗ. Берешь ТЗ листов на 500 и через 10 минут возвращаешь с пометкой "неполнота".

Сорри за глупый вопрос - а в чем состоит эффективность предложенного метода?
Я не хочу знать, почему то или иное намерение неосуществимо. Нужно мыслить в направлении: что сделать, чтобы осуществить.
Истина где-то рядом...




 

Sitemap 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19