По необъяснимой для меня причине пропустил это важный пост. Попробую ответить, тем более интерес к теме присутствует, хотя и в латентном состоянии.
Вообще посетителей, интересующихся темой деканата или вуза, прошу не стесняться и задавать свои вопросы в теме.Правильно ли я понимаю, что:
1. отчетливое видение ситуации, которая возникнет в результате автоматизации сформулировать пока проблематично? Показатели работы конкретных пользователей, которые могут быть улучшены, не могут быть пока указаны?
К сожалению актуальность дискуссии пропала, а нить рассуждения исчезла

Тем не менее попробую ответить. Да скорее всего так, нет явной и точной корреляции (как и не было проведено никакого исследования) между внедрением некой системы и эффективностью работы. Могу добавить больше, работы в целом стало больше, при этом помимо ввода данных в систему - предлагается дублировать ее старым ручным способом в виде документов.
2.Тем не менее есть не очень отчетливое ощущение, что если использовать в работе компьютер работать будет легче?
Да, да кажется я отметил выше. Хотя не так все однозначно. Облегчение и улучшение все-таки есть, но скажем так для верхних инстанций и эпизодически в самих деканатах. Хотя бы что касается получение сводной информации...
Цели автоматизации необходимо должны следовать из целей деятельности конкретных (!) сотрудников/руководителей деканата. Если эти цели в явном виде выявить пока не удается, можно зайти с другой строны:
Слова золотые. Вся проблема именно в том, что цель руководителя выражалась очень абстрактно - хочу мол такие вот картинки по процессам в деканате.. Тем не менее в ходе анализа и моделирования удалось эти цели конкретизировать, и хотя теперь они исходили уже не от самого руковдителя, а скорее от его заместителей и работников деканта.
1. Какие конкретные (!) проблемные ситуации реально возникали в работе деканата? У кого?
На мой взгляд сама реальная проблема(которая была выявлена в ходе исследования) это большой процент ручного труда... Другая проблема - кусочность существующей автоматизации, что как мне думается глобально не решает вопросы общей эффективности учета. Далее все сводится именно к учету. Анализ, взаимосвязь результатов с качеством образования не закладывалось - а жаль.
2. Кто главный инициатор автоматизации, кто автор идеи? Являются ли его инициативы следствием проблемных ситуаций п.1, "пострадал" ли он в этих конкретных ситуациях?
Как я могу судить, инициатор автоматизации - "человек из низов". Тут есть определенная политическая ситуация. Сама идея автоматизации развилась в отдельном деканате. Ранее вся автоматизация сводилась к печате вкладыша к диплому. Там много нужно было учесть, распечатать в особой форме. Традиционный вордовский документ или эксель-файл совершенно не удовлетворял в скорости печати, безошибочности и т.п. В результате возникло приложение для печати вкладышей, которой по истечению времени трансформировалось в систему учета успеваемости студентов и отслеживание выполнениями ими учебного плана.
3. Могут ли такие проблемные ситуации предотвращены в будущем в результате автоматизации работы деканата?
Да моя дипломница сумела выделить ряд проблемных ситуаций и предложить способы их решения..
Главный смысл предложения:
1. цели должны обязатльно быть "чьими-то" целями. Говорить о целях деканата вообще - некорректно.
Да - это мы уже поняли
2. цели могут быть обнаружены, когда преследующие цели конкретные сотрудники (п.1), сталкиваются с препятствиями на пути к их достижению. Обсуждение этих проблемных ситуаций позволяет легче эти цели обнаружить.
Очень ценное замечание. Именно с этим мы и столкнулись, т.е. именно это мы и поняли в ходе исследования
Ожидаемый положительный результат:
1. проблемные ситуации, с которыми столкнулись эти лица необходимо рассмотреть под углом зрения "что именно хотели эти люди сделать?", когда с этой ситуацией столкнулись. Ответ на вопрос: "что хотели сделать?" может указать на цель, или по крайней мере, направленность намерений участников.
Да действительно, такой подход работает...
Возможные "неположительные" результаты:
1. Намерения инициаторов автоматизации никак не вызваны (и не связаны с) конкретными проблемными ситуациями в деканате.
Да именно это все время давлело над моей дипломницей и мною как руковдителем проекта. Причем с инициатором проекта я неоднократно разговаривал лично, но проблемных ситуаций с ним выделить не удавалось, более того, инициатор предлагал нам их обнаружить.