Форум Сообщества Аналитиков

Общий раздел => Для всех => Тема начата: Dasha от 06 Октября 2010, 14:58:45

Название: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 14:58:45
Коллеги, оч нужна помощь!

Вот такая постановка задачи от заказчика:
Учет бланков ведется в штуках. Каждый бланк должен иметь уникальный номер.
Допускается ведение учета бланков диапазонами. В этом случае все бланки в диапазоне должны иметь последовательные номера. Наличие или отсутствие в диапазоне бланков с номерами, нарушающими последовательность, не допускается. В случае учета диапазонов бланков  должны указываться начальные и конечные номера бланков диапазона.
Все операции по приему и передаче бланков от одного ответственного другому, изменении состояния бланков, или изменении их места хранения, фиксируются в журнале операций в виде записи, содержащей информацию о том когда, какие номера/в каком диапазоне, откуда, куда и кем были переданы бланки, кем приняты, и с какого на какое состояние поменялось. В журнал заносится по одной записи для каждой операции. В одной операции может участвовать одновременно несколько бланков с различными номерами, или диапазон бланков. В случае совершения операции с диапазоном бланков с последовательными номерами в журнале отражаются только начальные и конечные номера диапазона бланков. Процесс приема-передачи состоит их двух уровней. Первый уровень – регистрация действий по передаче, второй уровень – подтверждение приемки бланков.
Записи в журнал операций вносит сотрудник, который передал бланки. Сотрудник, принявший бланки, подтверждает прием бланков, внося в соответствующую запись журнала отметку о получении.
Процесс учета бланков состоит из следующих этапов:
1.   Первичное размещение бланков, полученных из типографии, на складе.
2.   Передача бланков в подразделение.
3.   Подтверждение получения бланков в подразделении.
4.   Смена состояния бланков (на использованные, испорченные, утраченные) в подразделении.
5.   Подтверждение смены состояния бланка.
6.   Вывод бланков из обращения (списание).


И все бы мне было понятно, но вот фраза "Допускается ведение учета бланков диапазонами" меня смутила. Как поштучно организовать учет понятно.
Мало того, эта фраза имеет смысл, т.к. речь идет об учете огромного количества бланков (за один раз в систему может прийти до 999999 штук бланков). Если каждую операцию с бланком фиксировать в журнале операций, то очень быстро закончится место на винчестере :-)
Понятно, что надо организовать учет сходный с учетом партий товара, например. Типа есть партия сахара №1 20 тонн, и потом эта партия расходится в разных направлениях хоть по грамму. Но сахар он безликий, а вот бланки имеют номер и серию. Как из диапазона выделять конкретный бланк? Вот в чем вопрос.

Может кто-то сталкивался с таким? Гугление не дало особых результатов...

Спасибо!
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Водолей от 06 Октября 2010, 16:31:25
Цитировать
Если каждую операцию с бланком фиксировать в журнале операций, то очень быстро закончится место на винчестере :-)
...
Может кто-то сталкивался с таким? Гугление не дало особых результатов...

Вы неправильно в гугле ищете. Попробуйте поискать "диски большой емкости"
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 16:40:34
очень остроумно конечно  :)
но проблема остается...
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: bas от 06 Октября 2010, 16:49:31
но проблема остается...
Так какая именно проблема остается?

Понятно, что надо организовать учет сходный с учетом партий товара, например. Типа есть партия сахара №1 20 тонн, и потом эта партия расходится в разных направлениях хоть по грамму. Но сахар он безликий, а вот бланки имеют номер и серию. Как из диапазона выделять конкретный бланк? Вот в чем вопрос.
В чем тут проблема? Приходуется диапозон, расходуется один бланк или поддиапазон. Нужен контроль, что бланк или поддиапазон входит в диапазон и он еще не израсходован.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 16:55:36
Допустим будем вести учет диапазонов, если необходимо учесть один бланк - это будет псевдодиапазон (начальное и конечное значение будут одинаковыми). Допустим так.
Например, было оприходовано 1000 бланков с 1 по 1000. Дальше начинаются перемещения  по подразделениям - по 100 бланков в каждое. Пользователь вводит диапазон бланков, который хочет передать в N-е подразделение, Система должна проверить, а можно ли передавать, может пользователь ошибся и эти бланки уже переданы. Тут тупик, надо задействовать операции со множествами. Не сильно ли это сложно получается?
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 16:58:11
Используются ведь бланки не диапазонами, а поштучно. Состояний, в которых может находиться бланк, очень много - оприходован, украден, оформлен, передан.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Григорий Печенкин от 06 Октября 2010, 17:03:36
А заказчика переспросить нельзя? А то мы тут сейчас нафантазируем, программисты напрограммируют, тестеры натестируют...

Мне так кажется, что эта фраза относится к пункту 1 и, возможно, к пунктам 2 и 3. То есть получить пачку бланков и поставить на учёт. Передать пачку бланков в подразделение. Получить подтверждение о получении пачки бланков.

И да, пачки в пунктах 1 и 2 - это разные пачки.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: bas от 06 Октября 2010, 17:07:28
Используются ведь бланки не диапазонами, а поштучно.
Это кто Вам такое сказал?
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: ichy от 06 Октября 2010, 17:08:47
По-моему, это достаточно стандартная ситуация (почти уверена, что в любой бухгалтерской программе реализована функциональность ведения бланков строгой отчетности и принципы внутри каждой их них будут примерно одинаковыми).
Бланки, как ни крути, должны вестись каждый по отдельности, поскольку даже если они и пришли все вместе с 1 по 100, то уйти первые 50 могут в одно место, а следующие 50 в другое, а 14, 67 и 80 могут быть и вовсе испорчены и т.п., и одной записью, типа "1-100" не отделаешься.
Но, обычно, пользователи (небезосновательно) требуют возможность ввести диапазоны, поскольку, извините, но натикать 100 штук бланков в приход, а потому 50 в один расход и 50 в другой дело невеселое.
Подобные пожелания, можно решить чисто интрефейсно:
1. Приход бланков: пользователь, грубо говоря, создают одну накладную (с одним номером, датой и т.п.) и задает, что это приход с 1 по 100 бланк (ну или с 35 по 3567), при проведении/сохранении или какой другой операции, система автоматически генерит нужное количество записей, которые как раз и прихродуются реально (а потом храняться, учитываються и т.д.)
2. Передача бланков: аналогично, создается один документ (когда, кому и т.п.) и указываем, что согласно этому документу отдаем с 40 по 67, и аналогично, система (невидимо или видимо для пользователя) бланки с соответствующими номерами списывает со склада и приходует в указанное подразделение
...
дальше, наверное, писать не буду, все аналогично
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 17:11:57
А что спросить у заказчика?
Меня смущает вот что - каждый раз когда пользователь хочет совершить операцию с диапазоном бланков, система должна проверять, а можно ли это сделать, чтобы не получилось, что выдадут бланки, которые уже давно списаны, только потому что у пользователя дрогнула рука и он ввел неправильную серию. Ну вот представьте себе что операций с диапазонами бланков, куда могу входить бланки из диапозона, который мы хотим выдать очень много, и надо выдать некую справку, что те и те списаны, те и те у Васи Пупкина и т.д. Запрос будет настолько сложный и запутаный, что нет гарантии, что он вобще правильный. имхо...
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: bas от 06 Октября 2010, 17:14:07
Я бы с перва на перво бы составил бы Д Состояний бланков, откуда куда могут переходить и что на каждом этапе контролировать.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: ichy от 06 Октября 2010, 17:15:29
Можно поискать стандартные решения ведения бланков строгой отчетности: трудовых книжек, доверенностей, путевых листов, путевок...
Мудрение с диапазонами, возможно и хорошо, но, по-моему, проще всего учитывать их поштучно
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 17:16:09
Это кто Вам такое сказал?
Заказчик и сказал.
Чтоб было понятно - это полисы и квитанции об оплате. Естественно продаются они не пачками и потом ведется учет полисов со ссылкой на бланк, на котором он выписан, тоже самое для квитанций.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 17:17:58
Можно поискать стандартные решения ведения бланков строгой отчетности: трудовых книжек, доверенностей, путевых листов, путевок...
Мудрение с диапазонами, возможно и хорошо, но, по-моему, проще всего учитывать их поштучно
Поштучный учет - это идеальный вариант. Но разных типов бланков много, в каждом типе по, например, 999999 штук бланков, операций тоже очень много, одних только приемов-передач в филиально-агентской сети можете себе представить сколько.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: bas от 06 Октября 2010, 17:19:20
Заказчик и сказал.
Так в первоначальной постановке такого же не было ;)
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 17:20:34
Так в первоначальной постановке такого же не было ;)
Каюсь - не было. Просто для меня это очевидно было, поэтому упустила.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: bas от 06 Октября 2010, 17:21:39
Продумайте/пропишите два варианта:
1. Поштучное ведение, как написала ichy, с возможность интерфейсного перемещения диапазонами.
2. Ведение как диапазонов так и поштучно, примерно так, как писал я.

Согласуйте с разработчиками и предложите на выбор заказчику.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: bas от 06 Октября 2010, 17:22:30
З.Ы. Надеюсь, что Заказчик не читает данную ветку )
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 17:24:51
Продумайте/пропишите два варианта:
1. Поштучное ведение, как написала ichy, с возможность интерфейсного перемещения диапазонами.
2. Ведение как диапазонов так и поштучно, примерно так, как писал я.

Согласуйте с разработчиками и предложите на выбор заказчику.
В принципе так и делаю:)
1. поштучный учет уже прописала
2. диапазонами оч туманно получилось
Разработчики отвергают поштучный учет, а диапазонами - хотят, но грят недостаточно информации, чтоб реализовать.
Заказчикам пока ничего не говорила во избежание международного конфликта :)
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Водолей от 06 Октября 2010, 17:24:55
я, признаться, не понимаю Вашей проблемы. на мой взгляд она не стоит выеденного яйца.
Во-первых, почитайте ответ ichy
Во-вторых, возьмите колоду карт и проимитируйте "работу с бланками строгой отчетности" при игре в покер: сколько карт тебе заменить?
В-третьих, прочитайте следующее:
 - должны быть определены все возможные состояния бланка
 - должны быть определены все возможные варианты переходов из одного состояния в другое
 - карточка каждого отдельного бланка (введем такой условный термин) в любой момент времени должна включать текущее состояние бланка
 - для удобства пользователя желательно ввести новую абстрактную сущность - пакет бланков, который предназначен только лишь для пакетного же присвоения нового состояния. после присвоения нового состояния этим бланком пакет больше не нужен - получается своего рода транзакция.
 - разумеется, система должна уметь определять существует в некотором состоянии определенный диапазон бланков и, соответственно, формировать отчеты "каких и сколько бланков в каких состояниях имеется в наличии"

P.S. кстати, на эту тему есть смешной анекдот..
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: ichy от 06 Октября 2010, 17:26:21
Но разных типов бланков много, в каждом типе по, например, 999999 штук бланков, операций тоже очень много, одних только приемов-передач в филиально-агентской сети можете себе представить сколько.

Тогда тем более поштучный учет, потому что если вы ко всем этим типам и количеству операций добавите еще какую-то сложную логику работы со множествами, вы там все совсем закопаетесь...

И потом, на сколько я понимаю, операции для любого типа бланков будут приблизительно одинаковые - значит выписываем возможные операции с бланками и добавляем бланку дополнительный атрибут "тип". Если некоторые операции зависят от типа, прописываем и это, и живем себе счастливо ))
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 17:26:46
P.S. кстати, на эту тему есть смешной анекдот..
И какой?
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Водолей от 06 Октября 2010, 17:27:28
пока читайте написанное и играйте в карты...
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 17:28:07
Тогда тем более поштучный учет, потому что если вы ко всем этим типам и количеству операций добавите еще какую-то сложную логику работы со множествами, вы там все совсем закопаетесь...

И потом, на сколько я понимаю, операции для любого типа бланков будут приблизительно одинаковые - значит выписываем возможные операции с бланками и добавляем бланку дополнительный атрибут "тип". Если некоторые операции зависят от типа, прописываем и это, и живем себе счастливо ))
Но разработчики утверждают, что при таком количестве бланков и операций с ними, журнал операций разрастется непомерно, что не есть хорошо
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 17:29:20
пока читайте написанное и играйте в карты...
ну и ладно...только не понятно зачем было грить про анекдот, при этом не собираясь его рассказывать  :-\
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Водолей от 06 Октября 2010, 17:29:36
вы журнал операций делаете? или работу с бланками? предложите разработчикам либо заткнуться, либо предложить альтернативное грамотное решение.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: ichy от 06 Октября 2010, 17:30:53
Разработчики отвергают поштучный учет, а диапазонами - хотят, но грят недостаточно информации, чтоб реализовать.

Это в них просто азарт сложного задания говорит ))
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 17:31:31
вы журнал операций делаете? или работу с бланками? предложите разработчикам либо заткнуться, либо предложить альтернативное грамотное решение.
Хм..звучит так будто заткнуться должна я на этом форуме.
Журнал операций - это неотъемлемая часть учета бланков.
А разработчиков я конечно могу попросить заткнуться, но только смысл в этом?
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: ichy от 06 Октября 2010, 17:32:48
предложите разработчикам либо заткнуться, либо предложить альтернативное грамотное решение.

Абсолютно согласна! ))
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: ichy от 06 Октября 2010, 17:36:31
В вашем случае, если я все правильно понимаю, журнал операций может быть просто отчетной формой, которая, по идее, не должна очень беспокоить разработчиков и размер которой будет проблемой только Заказчика, который хочет видеть этот журнал именно в таком виде
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: bas от 06 Октября 2010, 17:39:23
Что
Но разработчики утверждают, что при таком количестве бланков и операций с ними, журнал операций разрастется непомерно, что не есть хорошо
Если так, то предложите просчитать Разработчикам кол-во строк за год и объем информации, думаю, что он будет не такой большой как кажется.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 17:40:08
В вашем случае, если я все правильно понимаю, журнал операций может быть просто отчетной формой, которая, по идее, не должна очень беспокоить разработчиков и размер которой будет проблемой только Заказчика, который хочет видеть этот журнал именно в таком виде
Вы имеете в виду, что журнал можно получить синтетически из других таблиц, тогда можно констатировать факт, а история вся затрется. Журнал для того и ведется, чтобы можно было отследить историю движения бланков с момента оприходования до момента списания
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Водолей от 06 Октября 2010, 17:41:57
2 ichy: +1!
2 Dasha: журнал операций - это метод, инструмент. но насколько я понял, проблема у вас не в нем, а в сложности осознания того, что существуют как способы присвоить состояние только одному бланку, так и нескольким. причем одновременно.

ЧИТАЙТЕ РАНЕЕ НАПИСАННОЕ...
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 17:43:07
Что Если так, то предложите просчитать Разработчикам кол-во строк за год и объем информации, думаю, что он будет не такой большой как кажется.
Это вариант конечно, я и сама думала, что если спор зайдет в тупик, то можно посчитать сколько мы выиграем строк если будем вести учет диапазонами и сравнимо ли это будет с той сложностью, которая с ним связана.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: ichy от 06 Октября 2010, 17:49:13
Вы имеете в виду, что журнал можно получить синтетически из других таблиц, тогда можно констатировать факт, а история вся затрется. Журнал для того и ведется, чтобы можно было отследить историю движения бланков с момента оприходования до момента списания

Именно об этом я и говорю.
Куда может пропасть история, если у вас будут храниться все факты движения (ну или изменения статуса)? Т.е. понятно, что "на складе" куда приходили бланки, их через некоторое время не будет, но документы о приходе их туда и расходе оттуда никуда же не денутся...
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 17:59:44
Именно об этом я и говорю.
Куда может пропасть история, если у вас будут храниться все факты движения (ну или изменения статуса)? Т.е. понятно, что "на складе" куда приходили бланки, их через некоторое время не будет, но документы о приходе их туда и расходе оттуда никуда же не денутся...
Тогда каждое "движение" бланков должно подтверждаться документом - актом приема-передачи, актом списания и пр. Но тут как ни странно заказчик не хочет этих документов в системе, т.к. якобы это бухгалтерский учет и пусть ведется в бух.системе, а у нас система автоматизации страхования.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Григорий Печенкин от 06 Октября 2010, 18:10:59
Это вариант конечно, я и сама думала, что если спор зайдет в тупик, то можно посчитать сколько мы выиграем строк если будем вести учет диапазонами и сравнимо ли это будет с той сложностью, которая с ним связана.

А зачем вам строки экономить?

Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Водолей от 06 Октября 2010, 18:18:25
смешной заказчик: хочет учет бланков строгой отчетности, но не хочет иметь документов об их передаче. какая ж тогда "строгая отчетность" получится?
да не показывайте их ему - пусть мается... потом, когда придет к вам за этим, залупите ему двойную/тройную цену с учетом инфляции...
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: ichy от 06 Октября 2010, 18:24:26
Действительно, не называйте это актами, не показывайте их пользователям после ввода... (они через некоторое время сами захотят их увидеть :)). Все равно же ни вы, ни они никуда не денетесь от каких-нибудь форм ввода фактов появления и исчезновения этих бланков
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 18:29:50
2 Водолей
Наверно так и сделаем. :) Спасибо за ответы!
2 ichy
Спасибо! Вроде проясняется. Напишу как все закончится.

Всем спасибо за ответы!
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 06 Октября 2010, 20:05:03
А зачем вам строки экономить?


Не заметила этого поста
Лично мне не зачем. Но разработчики утверждают, "что журнал операций сильно разрастется, что не есть хорошо".
Мне трудно что-то возражать, т.к.:
во-первых, я не специалист по БД
во-вторых, мне не понятно что значит "разрастется" - до каких пор это нормально, а после чего уже плохо.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Григорий Печенкин от 06 Октября 2010, 20:44:58
Многое зависит от того, каким образом информация в базе будет использоваться. Какие-то отчёты по этим бланкам ведь будут генерироваться? Должна ли информация из этой базы передаваться в другие организации? Для кого, с какой периодичностью? Нужна ли при этом возможность получения из базы информации о судьбе каждого отдельного бланка по его номеру, или достаточно сводных счётчиков (использовано из пачки столько-то, утеряно и утрачено столько-то)? (Мне отвечать не надо - это вопросы, которые нужно учесть при выборе решения  :)).

Если нужно отследить судьбу каждого отдельного бланка, а подразделения ведут учёт использованных и испорченных / утраченных бланков в своей отдельной базе (или базах), то для генерации отчёта нужно будет как-то эти данные из разных баз сводить вместе. Если все работают с единой или синхронизируемой базой, то там и так уже создаются записи для каждого отдельного полиса, и можно воспользоваться сохранённой в них информацией.

В общем, нужна целостная картина, а не одна-единственная user story.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Водолей от 07 Октября 2010, 10:44:35
я вас уверяю - при достаточно длительном использовании ЛЮБАЯ БД "разрастется до неимоверных размеров". БД - вообще говоря, всего лишь место на винчестере, где хранится определенным образом структурированная информация + инструментарий работы с нею. так что данные, которые есть в БД и которые не используются, по большому счету "денег не просят", поэтому программисту до них тоже не должно быть большого дела (с некоторыми оговорками).

так что возражение программистов, мягко говоря, несостоятельно. пусть лучше предложат способ, если хотите, технологию "как это будет работать при заданных требованиях заказчика" и при этом позволит при необходимости развивать систему ("поддерживать" - само собой) без особых затрат, временных и финансовых.

P.S. никто ведь не требует, чтобы Вы были разработчиком БД, но понимание "что такое БД и с чем ее едят" у Вас должно быть. на мой взгляд - это понимание у постановщика/аналитика должно быть, что называется, "по определению".
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 07 Октября 2010, 12:23:54
Таким образом, решила пока ограничиться юзкейсами и DFD + краткое описание подходов учета: поштучно и диапазонами с возможными отрицательными и положительными сторонами этих подходов. Теперь отдам это разработчикам. Буду гнуть линию, чтобы учитывать таки поштучно, потому как мне кажется это единственный логичный вариант. Если нет, то потребую конструктивной критики и их варианта решения проблемы. Дальше будет видно.
Спасибо всем за поддержку!!!
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: maksiq от 08 Октября 2010, 11:19:16
Я бы тут различал две стадии учета. На первой - мы имеем дело с пачками этих бланков, которые заказываются, поступают из типографии и передаются в конечные подразделения. И тут намного проще и компактнее учитывать диапазонами номеров. Разрешить в строках документов задавать диапазоны, сделать автоматически поддерживаемую таблицу текущего состояния, тоже с диапазонами. Соображение следующее - на это же надо печатать сопроводительные документы, и не будет. скорре всего. там перечисления номеров. а будут диапазоны - так пусть электронный документ этому соответствует.

А следующая стадия - это уже использование бланков, выписка на них конкретных документов (полисов). Тут надо в таблице состояний просто вести диапазон "использовано", а в документе - указывать номер. Если речь идет об автономной системе учета бланков - то вести отдельную таблицу документов (операций) использования.
Название: Re: Учет бланков строгой отчетности
Отправлено: Dasha от 08 Октября 2010, 13:08:47
2 maksiq
Да, примерно так и будет. Своего рода комбинированный учет - и диапазонами, и поштучно. Хотя я б вела только поштучно.