Форум Сообщества Аналитиков
Обсуждения => Идеи и мозговой штурм => Тема начата: bas от 02 Июня 2010, 22:10:05
-
В последнее время приходится согласовывать и рецензировать большое кол-во документов.
Задумался как это делать более эффективно (быстрее, но без потери качества)?!
Как например большие руководители (президент) это делают? Есть какие-нить специальные техники?
-
скорее всего большие руководители получают уже некоторый реферат на одну страницу
Есть техники быстрого чтения - очень кстати эффективные. Остальное, пока нужно думать
-
Есть техники быстрого чтения - очень кстати эффективные.
Надо различать "скорость чтения" (можно измерить в знаках, например) и "коэффициент усвоения информации" (измерить сложнее, но можно - например, как отношение правильных ответов на вопросы по тексту к общему числу таких вопросов). Для эффективной работы с информацией нужно прокачивать оба показателя.
В последнее время приходится согласовывать и рецензировать большое кол-во документов.
Задумался как это делать более эффективно (быстрее, но без потери качества)?!
Как например большие руководители (президент) это делают? Есть какие-нить специальные техники?
Если грубо классифицировать варианты согласования, то я вижу два кейса:
1) если твой сотрудник-джуниор написал ТЗ, которое тебе как лиду надо проревьювить перед отправкой на согласование Заказчику - то тут хочешь не хочешь, придется тратить время, вникать в детали и давать свои бесценные рекомендации по исправлению. И тут, наверное, может помочь только освоение навыков "быстрого чтения и понимания" + плотное и желательно очное общение с автором по всем вопросам.
2) если же ты биг босс и должен поставить визу на ТЗ, то по уму написание этого ТЗ ты должен был делегировать лиду из варианта 1, а сейчас для проставления визы тебе вовсе не надо вникать в тонкости ТЗ и ты смело поставишь свою подпись. Твоя же задача будет состоять в поиске, найме и мотивации того самого лида, лояльности, квалификации и опыту которого ты сможешь доверять.
Я так понимаю, что твоя ситуация - ближе к варианту 1. Ситуация президента - 2. :)
-
До подписания или утверждения документа производится его согласование.
Согласование документов:
- внутреннее (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации)
- внешнее (согласование проекта документа с другими организациями).
Одним из путей решения (сокращение времени) – внедрение системы электронного документооборота.
Преимуществом электронного согласования является сокращение времени, затрачиваемого на эту процедуру.
Должна быть служба ДОУ. Далее в инструкции по документационному обеспечению могут быть установлены сроки согласования для отдельных, наиболее важных видов документов.
-
Если грубо классифицировать варианты согласования, то я вижу два кейса:
Моя ситуация ближе к 1ой (хотя у меня не джуниур, расскажу об этом подробнее на ЛАФ 2010), но я думаю еще и на будущее )
Еще как вариант:
Делать презентацию ТЗ на словах с доской, это быстрее и можно выловить явные пробелы, особенно если согласователей много.
-
Thyestes,
Как Ваш ответ соотносится с моим вопросом?
-
Делать презентацию ТЗ на словах с доской, это быстрее и можно выловить явные пробелы, особенно если согласователей много.
В моем сообщении это положение покрывалось фразой:
+ плотное и желательно очное общение с автором по всем вопросам.
Но все равно, на доске получится отразить только высокоуровневые моменты. Хотя, безусловно, они помогут быстро вникнуть в суть документа и описываемой предметной области.
Но далеко не факт, что автор смог адекватно отразит рассказанные им идеи в самом документе. Поэтому все равно придется вычитывать весь документ. Если, конечно, цель ревью в данной конкретной ситуации требует вычитки. :)
-
Как обычно давайте определимся с терминами.
В моем понимании «согласовывать и рецензировать большое кол-во документов» это все процессы делопроизводства. Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения
Как я понимаю, начальник утверждает документы (на основе компетентной оценки от согласующих лиц).
Вся «эта деятельность» описана в специальной инструкции, которая утверждена главным БОССом. В инструкции прописаны, в том числе и сроки согласования для документов.
Внутреннее согласование.
Если кто внутри компании в процессе согласования, их (сроки) не соблюдает, то можно обратиться к ответственному, обладающему соответствующими полномочиями внутри организации. Или хотя бы написать тому человеку, кто согласовывает, чтобы он не забывал о сроках.
Внешнее
Пишем официальные письма. Наподобие, прошу согласовать … замечания представить в установленной форме (таблица например).
Так вот, для уменьшения времени согласования внутри компании внедрена автоматизированная система.
Допустим, установлено 3 дня на согласование данного документа. Есть замечания - исправляем, нет согласовываем. Пропустил время, твои проблемы, документ «ушел».
Мне не понятно, что за документы у Вас?
Например, ТЗ. Все равно мне придется его читать. Потому что именно я пойду его согласовывать с Заказчиком.
Если, к примеру, руководство пользователя, то я его практически не рецензирую, можно сказать просматриваю.
Т.е. документы распределяются по приоритетам. И если документов 10 (что очень редко бывает) с высшим приоритетом, то я тщательно изучаю каждый, с соблюдением сроков согласования установленных в компании. При этом сколько именно я потратил время никого не волнует (хоть ночью читай :( ).
-
Thyestes,
Сорри, видимо понял в чем именно недопонимание.
Я имел в виду, что именно МНЕ приходится «согласовывать и рецензировать большое кол-во документов», и хотел понять как это эффективнее делать.
-
Thyestes,
Сорри, видимо понял в чем именно недопонимание.
Я имел в виду, что именно МНЕ приходится «согласовывать и рецензировать большое кол-во документов», и хотел понять как это эффективнее делать.
Саша, а что значит большое количество документов?
И опять же почему именно ты? Вот ситуация. Ежедневно наш вуз генерирует сотню другую документов.
Эти документы выносятся на подпись ректору, однако документ проходит согласование у главбуха, юриста и начальника ФЭУ.
В принцпе каждый из согласующих обязан подписать, реальная нагрузка на них идет.
Ректор подписывает номинально
Ясно в твоем случае так не пройдет, но делегирование полномочий все равно остается. Думаю и тут следует разделить согласование некоторых частей у группы людей, а ты только визируешь все и скажем просматриваешь какую-то свою часть
-
В последнее время приходится согласовывать и рецензировать большое кол-во документов.
Задумался как это делать более эффективно (быстрее, но без потери качества)?!
Как например большие руководители (президент) это делают? Есть какие-нить специальные техники?
Перед тем как решать задачу, нужно понять, а есть ли проблема.
В чем цель рецензирования и согласования? Для разных целей существуют разные техники. Мы например, использовали иную, нежели предложенные в этом топике технику рецензирования.
-
Проблема есть у меня - не успеваю )
Задачи следующие (если говорить о ТЗ):
* Проверить на непротиворечивость требований
* Проверить на полноту (все ли требования Бизнеса учтены)
* Проверить на понятность и однозначность формулировок
-
Саша, в любом случае документы нужно читать и вникать в суть. Особенно если это ТЗ. А это по-любому требует времени.
-
Проблема есть у меня - не успеваю )
Задачи следующие (если говорить о ТЗ):
* Проверить на непротиворечивость требований
* Проверить на полноту (все ли требования Бизнеса учтены)
* Проверить на понятность и однозначность формулировок
Может это не у тебя проблема? Может проблема проявится, если ты перестанешь вычитывать ТЗ? И тогда формулировка проблемы будет совсем другая. И решений у нее будет несколько.
Я могу предложить тебе очень эффективный метод проверки неполноты ТЗ. Берешь ТЗ листов на 500 и через 10 минут возвращаешь с пометкой "неполнота". Но вот конкретно в твоей организации это может несработать.
-
Я могу предложить тебе очень эффективный метод проверки неполноты ТЗ. Берешь ТЗ листов на 500 и через 10 минут возвращаешь с пометкой "неполнота".
Сорри за глупый вопрос - а в чем состоит эффективность предложенного метода?
-
Проблема есть у меня - не успеваю )
Задачи следующие (если говорить о ТЗ):
* Проверить на непротиворечивость требований
* Проверить на полноту (все ли требования Бизнеса учтены)
* Проверить на понятность и однозначность формулировок
1. Вводить тайм-менеджмент: квантовать время, отведенное на решение вопроса. Подопытный :о)) должен уметь (!) сжато изложить материал.
2. Использовать дерево/сеть взаимозависимостей требований (вроде даже системы такие есть) или mind-map
3. Нужно изначально использовать какой-то чек-лист "в ТЗ должны быть отражены такие-то требования". В представленном ТЗ должны быть выделены (или в виде дополнительной аннотации/оглавления) предложения по вопросам из этого чек-листа. Остальные (менее значимые) требования можно заполнять с использованием заготовок/шаблонов и т.п.
4. Использование единого глоссария, включающего не только отдельные термины, но и возможные "речевые" обороты с их использованием, например (абстрактн.) окна могут открываться и закрываться, использование оборота "появилось окно" считать нелегитимным. Правда, это можно только вбить (=натренировать) :о)))
-
До подписания или утверждения документа производится его согласование.
Согласование документов:
- внутреннее (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации)
- внешнее (согласование проекта документа с другими организациями).
Одним из путей решения (сокращение времени) – внедрение системы электронного документооборота.
Преимуществом электронного согласования является сокращение времени, затрачиваемого на эту процедуру.
Должна быть служба ДОУ. Далее в инструкции по документационному обеспечению могут быть установлены сроки согласования для отдельных, наиболее важных видов документов.
Сама по себе автоматизированная система ничего не решает, в лучшем случае улучшится (упорядочится вопрос с) доступность документов и/или учет времени работы с ними.
В Вашем случае нужно ставить процесс, а в исходном топике говорилось об используемых техниках, типа как быстрее найти 50 ошибок в 200 страничном ТЗ и вообще 50 их или больше (меньше).
Ну а про службу ДОУ для конкретного случая - это шедевр! :о)))) Правильнее взять еще одного (двух? трех?) аналитиков. Они хоть дело будут делать, а порядок работы можно и самому придумать, например: ТЗ до 30 страниц сдавать за 2 дня до срока (1 день на проверку, 1 - на исправление), ТЗ до 100 страниц - за 3 дня и т.д.
Да и вообще планировать работу было бы неплохо...