Автор Тема: Описание связей между типами документов компании  (Прочитано 591 раз)

XELLGIS

  • Newbie
  • *
  • Сообщений: 3
  • Рейтинг читателей: 0
    • Просмотр профиля
Уважаемые коллеги, надеюсь кто-то поможет советом.

Возникла необходимость описать структуру документации используемой в компании (регламентов, политик, инструкций, положений). Хотелось бы увязать типы документов принятые в организации с уровнями управления (стратегический, функциональный, операционный) и показать связи между документами.

По вашему мнению с помощью какого вида диаграмм или нотаций лучше решить эту задачу?

Заранее благодарю.


Galogen

  • Member of CAR
  • Hero Member
  • *****
  • Сообщений: 6093
  • Рейтинг читателей: 194
  • Аксакал
    • Просмотр профиля
    • Профиль в Моем Круге
Добрый день,

я думаю стоит идти не от формы, а от содержания.

Начните с простого. Классификационные группы у Вас уже есть. Составьте списки.
Продумайте модель трассировки, т.е. что с чем предполагается понятийно связать.

Сделайте структуру БД и формы регистрации например на Акцессе (я бы посоветовал использовать Cradle, но он все-таки стоит денег).
Ну а дальше кропотливый труд по связи одного с другим и занесением в базу, потом можно будет строить по любым разрезам.

Можно использовать для этого ЕА, там богатый инструмент для трассировок, а UML элементы можно выбрать разные, хотя бы и requirement, а то и свои придумать, благо для этого там есть все. Поскольку ЕА  - это акцессная база, потом можно использовать сиквельные запросы нужного содержания.

XELLGIS

  • Newbie
  • *
  • Сообщений: 3
  • Рейтинг читателей: 0
    • Просмотр профиля
Эдуард, спасибо за ответ!

kalex

  • Newbie
  • *
  • Сообщений: 6
  • Рейтинг читателей: 1
    • Просмотр профиля
Соглашусь с коллегой Galogen . И, пожалуй, дополню.
Вопрос не в выборе нотации. Это лишь инструмент донесения смысла. Вопрос, прежде всего, в способах классификации.
Задачка своеобразная и, возможно, определена не полностью. Для какой цели это нужно? Просто систематизировать для реестра и организации единого места хранения, их дальнейшей актуализации? Тогда следует разделять на группы типов - те, которые уже перечислены (инструкции, положения, стратегия...) и предусмотреть просто типизацию (возможно, с системой кодирования).
Если для отслеживания, в каких бизнес-процессах используются/разрабатываются какие документы - то это другой подход - здесь без моделей бизнес-процессов в специальных нотациях не обойтись.
Если необходимо создать методологию документирования в компании - то это получится что-то типа упрощенного ГОСТ 34.201-89 (Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем) и РД 50-34.698-90 (Требования к содержанию документов), где указаны требования к составу и содержанию документов.

Galogen

  • Member of CAR
  • Hero Member
  • *****
  • Сообщений: 6093
  • Рейтинг читателей: 194
  • Аксакал
    • Просмотр профиля
    • Профиль в Моем Круге
Соглашусь с коллегой Galogen . И, пожалуй, дополню.
Спасибо, коллега. Действительно отличное дополнение.

Леонид

  • Hero Member
  • *****
  • Сообщений: 509
  • Рейтинг читателей: 61
    • Просмотр профиля
По вашему мнению с помощью какого вида диаграмм или нотаций лучше решить эту задачу?

Диаграммы и нотации тут ни при чем от слова совсем. Хочется графически изобразить - рисуем обычную структуру из прямоугольников и линий.

В озвученной постановке задача про классификацию. Перечисленные документы - типичная "Организационно-распорядительная документация" (ОРД). Есть ГОСТ Р 7.0.97-2016 про ее оформление, но он в классификации для увязки с уровнями управления не сильно поможет.

Копать, на мой взгляд, нужно в сторону предметной области делопроизводства, нормоконтроля и прочих архивов. В этих областях собаку съели на назначении, сходствах и различиях такого рода документов. Ну и некоторые управленческие квалификации понадобится.

XELLGIS

  • Newbie
  • *
  • Сообщений: 3
  • Рейтинг читателей: 0
    • Просмотр профиля
Еще раз спасибо за ваши ответы. Чуть-чуть поясню - в компании где я работаю уже имеется система классификации документов и их кодирования, есть требования по оформлению и содержанию и все такое прочее. Но, система классификации, решает, как раз задачи группировки документов по общим признакам, но не отвечает на вопрос взаимосвязи между документами. В связи с этим периодически возникают у сотрудников возникают вопросы типа "какой документ является вышестоящим по уровню положение или стандарт?", "Документы типа "Концепция" относится к уровню Плана управления процессом или Руководства по СМК?". На какие-то из этих вопросов, конечно, можно ответить прочитав классификатор, но из-за специфики организации он довольно объемный и не стоит ждать что по каждому такому вопросу сотрудник будет штудировать 80 страниц текста.

В связи с этим я хотел схематично изобразить связи между типами документации и процессами. Показать связи управления, передачи требований, сохранения информации, передачи информации и пр. Цель чтобы сотрудник мог понять какой формат документа ему лучше использовать чтобы достичь поставленной цели или понять какой уровень имеют требования, содержащиеся в документе.

Пока что я делаю наброски в формате функциональной блок-схемы, посмотрю что получится.


Леонид

  • Hero Member
  • *****
  • Сообщений: 509
  • Рейтинг читателей: 61
    • Просмотр профиля
...и не стоит ждать что по каждому такому вопросу сотрудник будет штудировать 80 страниц текста.

В этом случае применение специфических нотаций только повредит. Ибо не стоит ждать, что сотрудник ринется их изучать.
Блок-схема - вполне неплохое решение, на мой непритязательный вкус.