Форум Сообщества Аналитиков

Общий раздел => Методологии => Тема начата: Милада от 09 Сентября 2010, 08:02:35

Название: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Милада от 09 Сентября 2010, 08:02:35
Коллеги, поделитесь опытом каким образом вы распределяете задачи между аналитиками.
У нас следующая ситуация. В отделе 5 сотрудников. Каждый курирует несколько клиентов, и в случае возникновения каких-то доработок для клиента аналитик, работающий с ним подключается к задаче. Бывают задачи, не привязанные к конкретному клиенту. У тех и у других есть свои относительные приоритеты, и сроки. Часть сроков может быть жесткой, часть плавающей. Некоторые из аналитиков уходят в отпуск, на больничный, оставляя за собой задачи, и как правило не передавая их другим. Каждый из аналитиков работает так как считает приоритетным это для себя. Мне видится, что распределение задач должно быть немного другим.
У кого-нибудь есть опыт работе в команде аналитиков в случае наличия множества различных задач. Как вы разделяете их между друг другом? Каким образом определяете кто чем занимается в определенный временной период? Можно ли дать право самим аналитикам выбирать задачи либо это задача должна делаться консолидированно из единого пула задач выделяются только приоритетные? Как вы определяете приоритетность выполнения?
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: bas от 09 Сентября 2010, 09:14:51
Проект (Система) один или несколько?
Пообщайтесь с вашим отделом разработки\тестирования - как они распределяют задачи.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: sudo-su от 09 Сентября 2010, 10:08:33
О, больная тема... Одно время трудился в интересах некой конторы, занятой в сфере электронного документооборота, много чего насмотрелся... Формально иерархия имеется, т.е. нач. отдела аналитики, нач. департамента аналитики, но реально вся аналитическая публика подчиняется руководителям проекта. Каждый аналитик работает по нескольким темам, подчиняется, соответственно, нескольким РП.

При отпусках, увольнениях и болезнях как аналитиков, так и РП, делались попытки перекинуть работу на "оставшегося в живых", но толку с этого ноль, а скорее даже минус, поскольку человек не в теме, да еще и по своим проектам из-за чрезмерной загрузки начинает терять позиции. РП увольнялись пачками, возникал эффект домино: РП, пардон, абздался с проектом, уволился, проект повесили на другого, тот, с горя, через месяц увольняется тоже... :) Навешивают вновь прибывшему - тот хватается за голову от этого бардака и тоже увольняется... В итоге все работы зависают, отцы-командиры сдают черт знает что за хороший откат :)

Так что практика переброса задач заранее порочна. И еще, хоть не совсем в тему - РП ради собственного бонуса стремятся выделить как можно меньше ресурсов аналитику. Доходило до абсурда - техническое задание на 160 листов надо было разработать за 16 ч/часов. Тут, конечно, следует отказ, собирается сборище, начинается война - аналитик размахивает пачкой ГОСТ и нормативов трудоемкости, доказывая, что в подобные сроки не то что написать ТЗ - прочитать его невозможно. Ой, какие войны были...

Лопнула та конторка, текучка кадров к концу 2005 года достигала 30 % в месяц, более-менее грамотная публика бежала первым эшелоном.

ИМХО, все происходит из-за отсутствия четкой линии подчиненности и структурности подразделений, а также избыточности "передаточных звеньев". И замороченности на "бизнес"-процессах самого предприятия, избыточной отчетности типа "сегодня я добавил в техническое задание такую-то строчку..." Приходилось не столько работать, сколько отчитываться.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Григорий Печенкин от 09 Сентября 2010, 11:56:23
ИМХО, все происходит из-за отсутствия четкой линии подчиненности и структурности подразделений, а также избыточности "передаточных звеньев".

Это вообще-то противоречивые запросы. :) Чёткая линия подчинённости и структурности как раз приводит к избыточным передаточным звеньям. imho, конечно.

А бывает Scrum для аналитиков? Говорят, бывает:
http://tekezi.blogspot.com/2010/08/scrum_18.html
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: sudo-su от 09 Сентября 2010, 12:54:10
Это вообще-то противоречивые запросы. :) Чёткая линия подчинённости и структурности как раз приводит к избыточным передаточным звеньям. imho, конечно.
И сам исхожу из личного опыта. Довольно долго трудился в жесткой иерархической системе, в которой (по идее) любые связи между сотрудниками подразделений должны организовываться через руководителей подразделений. Они - рулевые. Но, разумеется, были и горизонтальные связи на уровне сотрудников, при этом руководители осуществляли общий контроль и разруливали конфликтные ситуации, что позитивно влияло на рабочий процесс. Бывала, конечно, и неразбериха, но не до такой степени, которую можно наблюдать сейчас. Т.е. избыток передаточных звеньев существовал больше формально, на бумаге, согласно соответствующих разделов положений о подразделениях (классный. кстати, организационно-правовой документ), а работа велась на фактических горизонтальных связях.

А как только вышел из указанной системы, сразу же появилось ощущение полнейшего бардака. Бардак, кстати, стимулируется и open space, когда публика сидит в одном большом офисе с хлипкими перегородками. Производительность снижается процентов на 70 - опять же ИМХО :)
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Mirage от 09 Сентября 2010, 18:38:53
Насколько я понимаю, речь зашла об оргструктурах - функциональной с жесткой иерархией подчиненности, проектной или матричной - сильной или слабой  в зависимости от полномочий руководителей. Правда, в первом посте о руководстве вообще ни слова.

О, больная тема... Одно время трудился в интересах некой конторы, занятой в сфере электронного документооборота, много чего насмотрелся... Формально иерархия имеется, т.е. нач. отдела аналитики, нач. департамента аналитики, но реально вся аналитическая публика подчиняется руководителям проекта. Каждый аналитик работает по нескольким темам, подчиняется, соответственно, нескольким РП.

Похоже на слабую матрицу.

Лопнула та конторка, текучка кадров к концу 2005 года достигала 30 % в месяц, более-менее грамотная публика бежала первым эшелоном.

Вообще работать в стиле "the matrix has" достаточно сложно и для сотрудников и для руководителей конкуренция за ресурсы, сложность контроля и т.п. "радости". Но иногда организовать работу с большим объемом задач и проектов и небольшим коллективом можно только в матрице.

Так что Вам нужно в первую очередь определиться с оргструктурой. Материалов по организационному строительству много - посмотрите достоинства и недостатки и решите, что подходит вам.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: bustor от 09 Сентября 2010, 19:56:28
Если не секрет - в чем состоит проблема, которую вы хотите решить? Что побудило вас к созданию этой темы? Какую цель вы хотите достичь?
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: sudo-su от 09 Сентября 2010, 23:21:51
Так что Вам нужно в первую очередь определиться с оргструктурой. Материалов по организационному строительству много - посмотрите достоинства и недостатки и решите, что подходит вам.
Спасибо за совет :) Как только возникнут вопросы по теме, приложу все усилия, чтобы привлечь Вас к работе. За разумные деньги. Золотых гор не обещаю, но заплачу достойно. Будьте, плз, в контакте.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Милада от 10 Сентября 2010, 11:44:47
Проект (Система) один или несколько?
Пообщайтесь с вашим отделом разработки\тестирования - как они распределяют задачи.

Проектов у нас много. Каждый аналитик ведет до 10-15 проектов. Проекты бывают разной длительности. От небольших доработок ПО до серьезных задач полного изменения ПО.

В наших отделах разработки\тестирования работает scrum, да, он действительно работает. Но есть вопрос:
.применим ли скрам на отдел аналитики, особенно в условиях того, что часть задач не может быть распределена между аналитиками, и у одного специалиста в связи с его спецификой может быть переизбыток задач, в то время у другого недостаток, и самое сложное, что передать то задачи невозможно... хотя, опять же как на это посмотреть. Может действительно надо продумать механизмы взаимозаменяемости.


А бывает Scrum для аналитиков? Говорят, бывает:
http://tekezi.blogspot.com/2010/08/scrum_18.html
Ну и что от того, что у нас есть scrum, он НЕ РАБОТАЕТ. Вернее на данный момент никто не заинтересован в том, чтобы он заработал.
Конечно меня это не останавливает. Но хотелось бы прежде чем что-то менять понять, в каком направлении действовать.

Если не секрет - в чем состоит проблема, которую вы хотите решить? Что побудило вас к созданию этой темы? Какую цель вы хотите достичь?

Цель ясна - хотелось бы
1. более прозрачно увидеть все задачи в соответствии с их приоритетами и сроками реализации.
2. уметь во время перехватить задачу коллеги ушедшего на больничный/в отпуск и в случае когда это происходит по плану и когда внезапно.
3. иметь представление о том, кто чем занимается в текущий момент времени.
4. в случае появления неожиданных задач в середине итерации не сильно сбиваться с запланированных сроков.
5. наглядно видеть производительность и научиться измерять качество работы отдела.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Denis Beskov от 10 Сентября 2010, 12:00:48
«Каждый из аналитиков работает так, как считает нужным»

Милада, какова ваша роль в организации?
Если аналитики работают, как считают нужным, то к каким последствиям для бизнеса это приводит?

В чём по-настоящему заключается ваша проблема в данной теме, что у вас болит? (То, что вы перечислили — это интересы, а не проблемы). Если проблем 5, выберите одну, наиболее важную, опишите причины.

Сейчас как минимум непонятно, какое отношение имеют перечисленные интересы к заданному в начале ветки вопросу. (На этот вопрос отвечать не стоит, прежде, чем вы расскажете про вышеперечисленное).
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Милада от 10 Сентября 2010, 12:14:57
«Каждый из аналитиков работает так, как считает нужным»
Милада, какова ваша роль в организации?
Если аналитики работают, как считают нужным, то к каким последствиям для бизнеса это приводит?
В чём по-настоящему заключается ваша проблема в данной теме, что у вас болит? (То, что вы перечислили — это интересы, а не проблемы). Если проблем 5, выберите одну, наиболее важную, опишите причины.

По поводу роли в организации
В ближайшей перспективе - руководство отделом аналитиков.
Последствия для бизнеса.
1. Отсутствие аналитиков (по причине болезни) приводит к замораживанию выполнения задач по клиентам "висящим" на аналитике.
2. Не все задачи выполняются в срок по причине большого кол-во задач на одном специалисте и не всегда корректной приоритезации их выполнения. Каждый аналитик для себя сам выбирает какими задачами когда заниматься. верно ли отдавать на откуп специалиста планирование или все же это задача ПМ-а решать кто чем занимается и контролировать работу?
Вообще, как можно контролировать работу аналитика?
3. Отсутствие процессов взаимодействия между аналитиками приводит к ошибкам (которые могли бы не быть, если бы была обратная связь в рамках работы над проектом, т.е. к примеру один аналитик имел возможность, цель, желание и время посмотреть (пусть даже не углубляясь до последних подробностей) постановку, как показывает опыт при коллективном обсуждении находится больше дыр, чем когда задачу рассматривает один специалист.
4. Если покопаться, можно привести еще несколько моментов, которые хотелось бы исправить и изменить. Но, начнем с самого важного с 1. по 3.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Denis Beskov от 10 Сентября 2010, 12:26:34
Болезни и отпуска

Задача руководителя — составить график отпусков. Он есть? С каким горизонтом?
Задача руководителя — при планировании работы аналитика на проектах учесть отпуска и риски, связанные с болезнями и форс-мажорами (например, в форме поправочных коэффициентов плановой месячной выработки). Они учтены?

Думаю, что с вашим соотношением количеством проектов и аналитиков выработать эффективное правило подмены будет трудно. Но сначала надо выяснить как распределены предметные области и продукты между аналитиками.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Милада от 10 Сентября 2010, 12:31:01
Болезни и отпуска

Задача руководителя — составить график отпусков. Он есть? С каким горизонтом?
Задача руководителя — при планировании работы аналитика на проектах учесть отпуска и риски, связанные с болезнями и форс-мажорами (например, в форме поправочных коэффициентов плановой месячной выработки). Они учтены?

Думаю, что с вашим соотношением количеством проектов и аналитиков выработать эффективное правило подмены будет трудно. Но сначала надо выяснить как распределены предметные области и продукты между аналитиками.

К сожалению в последние месяцы форс-мажоры происходят еженедельно. Периодически кто-нибудь внезапно уходит на больничный. В отделе на данный момент 4 человека, активно работающих - двое.
Полагаю, основная первоочередная задача - вывести среднее кол-во актуально работающих человек до 4. А затем уже решать остальные проблемы.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Denis Beskov от 10 Сентября 2010, 12:32:43
Соблюдение сроков и приоритезация

Если при планировании не учтены поправочные коэффициенты, то срыв сроков будет всегда.

Как вообще соотносятся ПМы и аналитики? У ПМа — по аналитику, у ПМа — по несколько аналитиков, на одного аналитика бывает несколько ПМов?
Если несколько ПМов — то понятно, что «ошибки» в приоритезации будут всегда, потому что «мой проект самый важный».
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Denis Beskov от 10 Сентября 2010, 12:58:28
Если постоянно уходят на больничный — это хороший повод включить Human Management )

А именно — понять, почему это происходит — у людей опасная с точки зрения вирусов посадка, они вынуждены переходить из офиса в офис по воздуху несколько раз в день, у них постоянные переработки и переутомление, это их способ избегать ненужной работы?

Как это ни банально звучит, я как-то простыл на полгода с периодическими выходами на больничный просто потому, что сел под промышленный кондиционер.

Отправьте самых болезных в отпуск минимум на 2 недели, но обязательно на тёплое море. Это наверняка будет разумным вложением, даже если отпуск внеплановый.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Григорий Печенкин от 10 Сентября 2010, 13:08:02
3. Отсутствие процессов взаимодействия между аналитиками приводит к ошибкам (которые могли бы не быть, если бы была обратная связь в рамках работы над проектом, т.е. к примеру один аналитик имел возможность, цель, желание и время посмотреть (пусть даже не углубляясь до последних подробностей) постановку, как показывает опыт при коллективном обсуждении находится больше дыр, чем когда задачу рассматривает один специалист.

По моему опыту, ежедневные "пятиминутки" (aka scrum-митинги) в известном формате "что сделал вчера, что будешь делать сегодня, какая нужна помощь" очень здорово помогают в установлении взаимодействия. Но внедрить и удержать эту практику не так-то просто.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Милада от 10 Сентября 2010, 13:15:07
Соблюдение сроков и приоритезация

Если при планировании не учтены поправочные коэффициенты, то срыв сроков будет всегда.

Как вообще соотносятся ПМы и аналитики? У ПМа — по аналитику, у ПМа — по несколько аналитиков, на одного аналитика бывает несколько ПМов?
Если несколько ПМов — то понятно, что «ошибки» в приоритезации будут всегда, потому что «мой проект самый важный».

У нас ПМ и аналитик это один и тот же человек. Т.е. с момента как нам передается клиент на поддержку какому то из аналитиков, он становится его ПМ-ом, ну и аналитика никуда не девается..

По моему опыту, ежедневные "пятиминутки" (aka scrum-митинги) в известном формате "что сделал вчера, что будешь делать сегодня, какая нужна помощь" очень здорово помогают в установлении взаимодействия. Но внедрить и удержать эту практику не так-то просто.

Насчет пятиминуток полностью согласна, но только для установления взаимодействия. В плане какой-то помощи отделу в целом - пользы пока не увидела (именной той, что ожидаема).
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Григорий Печенкин от 10 Сентября 2010, 13:40:56
Насчет пятиминуток полностью согласна, но только для установления взаимодействия. В плане какой-то помощи отделу в целом - пользы пока не увидела (именной той, что ожидаема).

С пятиминутками они начнут понимать, чем занимаются их коллеги, это первый шаг к интеграции команды. Будут ли сделаны дальнейшие шаги в сторону "взаимозаменяемости" и насколько они будут успешными, это уже зависит от руководителя.

Насколько я понял, одна из главных озвученных проблем - специализация аналитиков на отдельных проектах. Я, честно говоря, пока не знаю, как это лечится: у меня та же проблема, но с программистами. То есть теоретически знаю, но успешной практикой похвастаться пока не могу.

Очень хороший метод - работа в паре. Это очень продуктивно не только в программировании, но и в тестировании, и в проектировании, и в подготовке документов. Но есть обратная сторона у продуктивности: это здорово выматывает.

Мне, например, до сих пор не удалось преодолеть сопротивление людей, не привыкших к такой практике. Руководство не понимает, почему два человека занимаются одной задачей, когда другие задачи стоят, а сами разработчики не любят нарушения своих собственных ритмов и дополнительного контроля за своими действиями. Использую только в авральных случаях, не больше чем на несколько часов.
Название: Re: Правила распределения задач между сотру&#
Отправлено: bustor от 10 Сентября 2010, 15:18:10
1. более прозрачно увидеть все задачи в соответствии с их приоритетами и сроками реализации.
3. иметь представление о том, кто чем занимается в текущий момент времени.
Посмотрите в сторону систем управления задачами (JIRA, etc.).

2. уметь во время перехватить задачу коллеги ушедшего на больничный/в отпуск и в случае когда это происходит по плану и когда внезапно.
Не понятно, что понимается под словом "уметь". Иметь физическую возможность, иметь требуемые навыки и квалификацию, иметь возможность "не забыть" про эту задачу или еще что-то?

4. в случае появления неожиданных задач в середине итерации не сильно сбиваться с запланированных сроков.
Как уже сказали выше, можно закладывать резервы на риски, можно привлекать внешних подрядчиков, можно работать по 10-12 часов в день (а вдруг?), можно придумать еще какие-то варианты. Но вначале надо понять имеющиеся на данный момент проблемы срыва сроков и отталкиваться уже от них.

5. наглядно видеть производительность и научиться измерять качество работы отдела.
По-моему до сих пор нет однозначного ответа на вопрос: "Как измерить качество работы аналитика?". Хотя разговоры по этому поводу периодически возникают то тут, то там. В том числе и на этом форуме есть несколько топиков, посвященных данной теме.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: Милада от 10 Сентября 2010, 15:23:27
Посмотрите в сторону систем управления задачами (JIRA, etc.).
Не понятно, что понимается под словом "уметь". Иметь физическую возможность, иметь требуемые навыки и квалификацию, иметь возможность "не забыть" про эту задачу или еще что-то?
Как уже сказали выше, можно закладывать резервы на риски, можно привлекать внешних подрядчиков, можно работать по 10-12 часов в день (а вдруг?), можно придумать еще какие-то варианты. Но вначале надо понять имеющиеся на данный момент проблемы срыва сроков и отталкиваться уже от них.
По-моему до сих пор нет однозначного ответа на вопрос: "Как измерить качество работы аналитика?". Хотя разговоры по этому поводу периодически возникают то тут, то там. В том числе и на этом форуме есть несколько топиков, посвященных данной теме.

Уметь - иметь навыки, обладать определенным объемом необходимых знаний. Сейчас четко видно, что каждый аналитик заточен под своих клиентов, шаг влево, шаг в право ведет к тому, что приходится прежде чем начать писать ту или иную постановку тратить достаточно времени для изучения текущей ситуации по клиенту, прежде чем что-то делать.
Название: Re: Правила распределения задач между сотру&#
Отправлено: bustor от 10 Сентября 2010, 16:22:04
Чтобы аналитик был в курсе дел по другим системам, ему так или иначе придется тратить время на их изучение. Но в ваших силах определить, когда будет происходить это изучение:

- либо заблаговременно организовать "обмен знаниями и ознакомление с системами" во время вынужденных простоев (если такие бывают) или оформлять это отдельной задачей со всеми вытекающими (понимать куда списать трудозатраты, определять критерии выполнения задачи и т.п.);

- либо весь этот "обмен знаниями и ознакомление с системой" будет выполняться спонтанно при возникновении реальной потребности в нем. Также со всеми вытекающими: срыв сроков текущих задач, самостоятельное изучение системы (из-за отсутствия основного аналитика) и т.п.

В любом случае надо проанализировать плюсы и минусы обоих подходов применительно к вашей ситуации.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: bas от 10 Сентября 2010, 17:06:49
Уметь - иметь навыки, обладать определенным объемом необходимых знаний. Сейчас четко видно, что каждый аналитик заточен под своих клиентов, шаг влево, шаг в право ведет к тому, что приходится прежде чем начать писать ту или иную постановку тратить достаточно времени для изучения текущей ситуации по клиенту, прежде чем что-то делать.
Как уже правильно сказал Саша, нужно это планировать - либо перед отпуском, либо заблаговременно с решением реальных задач, а не просто лекция.
В общем, ситуация такая же как с любой незапланированной, но возникшей задачей, хоть 24 работай, но время на экстренную незапланированную задачу найди.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: maksiq от 20 Сентября 2010, 10:50:25
Возможно, будет интересно, если я расскажу, как устроено у нас. Правда, оно сильно по-другому, потому что основная масса аналитиков - погружена в проектную (sсrum)команду. Внутри команды аналитикой занимается руководитель проекта (он же PO, и у нас он внутри), и один из инженеров (это те, кто на поддержке и контактах с заказчиком). Плюс, по ситуации, аналитические задачи берет кто-то еще, из инженеров или разработчиков (если много техники). А еще есть группа сильных аналитиков, курирующих проекты. Они обычно занимаются новыми проектами, которые на стадии начального проектирования и разработки, но при этом приглядывают за проектными решениями внутри проектной группы. "Приглядывание" организовано по принципу прошлого участия в проектировании, так что человек в целом в контексте. В таких условиях в случае болезни или отпуска текучку всегда есть кому подхватить с приемлемым качеством. Что касается новых проектов, то там тоже выработка основных проектных решений обычно коллективная, а не индивидуальная и на начальных стадиях идет аудит. То есть по сути имеем ту же проектную команду, только с более сильным аналитическим составом (и некоторые - совместители). Примерно так.
Название: Re: Правила распределения задач между сотрудниками отдела аналитики
Отправлено: ilive от 21 Сентября 2012, 12:14:27
Внедряем\поддерживаем заказчику систему ".. и управления запросами". Решили заточить ее под себя -  для управления запросами на доработку этой самой системы. В системе заказчик регистрирует заявку (бизнес требование\требование пользователя), которое в дальнейшем согласовывается в разных подразделениях и "обрастает" ТЗ, планом тестирования, переносов.. В любой момент времени можно выяснить на каком этапе заявка, кто ответственный, просмотреть документы, плановые даты реализации  и прочее.. Полная прозрачность!
В результате если кто-то уходит в отпуск или увольняются все задачи сотрудника легко перекидываются на коллег..
Как не говорится Сапожник с сапогами )